מושגים בניהול מסמכים וארכיב דיגיטאלי 

מערכות ניהול מסמכים וארכיבים דיגיטאלים מאופיינות במספר רב של יכולות כגון סריקה, מיפתוח, אינטגרציה, איחזור, זרימת עבודה (workflow) ועוד.  במאמר זה אתן פירוט קצר על הרכיבים המרכזיים במערכות אלו:

לכידה: סריקת המסמכים והפיכתם לקובץ דיגיטאלי נעשית בדרך כלל על ידי סורק או מכונה משולבת הכוללת בין היתר סורק (כגון מדפסת משולבת וכדומה); הסורק יוצר למעשה קובץ תמונה מהמסמך הסרוק ושומר אותו על המחשב. מבחר הסורקים הקיים בשוק מגוון מאוד, החל בסורקים שולחניים בסיסיים המיועדים לשימוש ביתי עד לסורקים תעשייתיים בעלי יכולת סריקה של עשרות מסמכים בדקה. את קובץ התמונה ניתן בדרך כלל ליצור ולשמור בפורמטים שונים כדוגמת TIFF, JPEG ,BMP אוPDF.

מיפתוח (Indexing): אחסון נתונים עבור המסמך המתויק. הנתונים המאוחסנים נקראים מטא -דטה (Metadata). מערכות ניהול מסמכים מאפשרות לשמור מידע על המסמך בשדות מוגדרים הנקראים שדות מפתח. המידע יכול להיות מידע טכני לגבי המסמך המתויק המגיע אוטומטית מן המערכת כגון תאריך יצירה, תאריך שינוי, משתמש יוצר, מספר עמודים וכדומה; כמו כן ניתן ליצור שדות קלט ספציפיים לסוג הארכיון בו מתייקים כגון : שם לקוח, מספר עובד, הערות, סוג מסמך ועוד. מערכות לניהול מסמכים משתמשות במידע השמור כדי לאפשר למשתמש לבצע חיפוש מסמכים על ידי הקשת מילות מפתח – מילים או חלקי מילים המתארות מידע שנשמר לגבי המסמך. מיפתוח המסמכים יכול להיות ידני, זאת אומרת המשתמש יקליד את הנתונים עבור המסמך המתויק (תוכנת הארכיב הדיגיטאלי יכולה גם לחייב הזנת מידע עבור כל מסמך מתויק); כמו כן יכול המפתוח להיות אוטומטי לדוגמא על ידי זיהוי ברקוד המוטבע על המסמך כשהמידע שנקרא מהברקוד יישמר כמטא -דטה. מערכות מסוימות משתמשות גם במנגנוני זיהוי תווים אופטי (OCR , ראו פירוט בהמשך) על המסמכים הסרוקים כך שתוכן המסמך או חלקו יישמר כמטא - דטה על המסמך המתויק.

אינטגרציה: מערכות ניהול מסמכים רבות מאפשרות שילוב עם יישומים אחרים כגון מערכות ERP/CRM ותוכנות האופיס של מיקרוסופט. שילוב של ניהול המסמכים במערכת הERP של החברה (כגון חשבשבת, פריוריטי, SAP וכדומה) מאפשר למשתמשים סריקה ישירות ממערכת הERP ללא צורך בפתיחת תוכנה נוספת, כמו כן שיוך מסמכים לכרטיסים שונים במערכת (כגון כרטיסי לקוחות, ספקים, עובדים וכו'). אינטגרציה עם תוכנות כגון האופיס של מיקרוסופט מאפשר למשתמשים תיוק קבצים ישירות מהמסמך עליו הם עובדים לתוך מאגר ניהול המסמכים ללא צורך בפתיחת תוכנה אחרת.

אחזור: שליפת המסמכים האלקטרוניים מהארכיון הדיגיטאלי. שליפת המסמכים מבוססת (כפי שציינתי בסעיף המיפתוח) על  מתן האפשרות למשתמש להגדיר מטא - דטה שיהווה מזהה או מזהים למסמך. ישנן מערכות ניהול מסמכים המאפשרות שאילתות מורכבת יותר לאחזור הנתונים, שאילתות כאלו מבוצעות בדרך כלל על ידי מתן אפשרות למשתמש לבצע חיפוש מתקדם בו הוא יכול להגדיר ביטויים בוליאניים המכילים מספר מילות מפתח או ביטויים ששילובם אמור להתקיים במטא דטה של מסמכים מסוימים ובכך לצמצמם את מספר תוצאות החיפוש למינימום הרלוונטי.

מנגנוני זיהוי אוטומטי:  המרת התמונה בקובץ הסרוק למידע טקסטואלי:

• ברקוד - קוד המייצג ספרות ו/או אותיות. אחד הפיצ'רים הנפוצים במערכות ניהול מסמכים הוא שימוש במנגנוני זיהוי ברקודים. הברקוד במסמך הסרוק יכול להכיל מידע אשר ישמש כמטא-דטה שישמר עם המסמך המתויק. לדוגמא : מספר חשבונית, תעודת משלוח וכדומה. כמו כן ברקודים המופקים ממערכת ERP יכולים להכיל מספר מזהה למסמך מסוים כך שכאשר ייסרק המסמך עם הברקוד מערכת ניהול המסמכים תקשר את המספר המזהה עם טבלה של ה-ERP,  המכילה נתונים נוספים שיישמרו גם כן כמטא דטה על המסמך המתויק

• OCR - זיהוי תווים אופטי. מנגנון הממיר את קובץ התמונה למעבדי תמלילים כגון מסמכי WORD, קבצי טקסט שונים או PDF בר חיפוש. לאחר ההמרה יהיה ניתן לבצע חיפוש מילים בקובץ המתויק, לערוך אותו, לשמור מטא-דטה מהתוכן שלו ועוד

• OMR - זיהוי סימנים אופטי. טכנולוגיה של פענוח סימונים שנעשו בידי אדם  (כגון השחרה או איקסים) על גבי טפסים. משמשת בעיקר לזיהוי  ממוחשב של תשובות בשאלונים, בחינות וסקרים

אבטחת מידע והרשאות: שמירה על ביטחון המידע של המסמכים בארכיון הדיגיטאלי על ידי מערכת הרשאות המנהלת את אפשרויות הגישה לארכיונים השונים. מערכות שונות מטפלות בנושא בדרכים שונות, כגון מתן הרשאות ברמת מערכות ניהול משתמשים ברשת (כגון Active Directory) או מערכות ניהול משתמשים מובנות בתוכנת ניהול המסמכים עצמה, המעניקות למנהל המערכת אפשרות להגבלת כניסה לארכיונים שונים (כגון הרשאת כניסה רק על ידי סיסמה). הרשאות ברמת סוג המסמך, ללא קשר לארכיב בו הוא מתויק, מתאפשרות במערכות הכוללות בניית סוגי מסמכים כישויות עצמאיות במערכת הניהול. ברמת הקובץ (המסמך) עצמו ניתן לבצע הגבלות על עריכתו, שמירתו, ולעקוב אחר שינויים שנעשו בו. למטרות אלו נעשה שימוש נפוץ בפורמט הPDF אשר מאפשר לחתום מסמכים דיגיטאלית כך שכל שינוי שאינו מאושר יפגע ברמת האמינות של המסמך.

זרימת עבודה (Workflow): מערכת זרימת עבודה מנהלת ומגדירה תהליך ובתוכו סדרה של משימות מתוזמנות בתוך הארגון עד לתוצאה (או התוצאות) הסופית הרצויה. בכל שלב בתהליך, אדם אחד או קבוצה אחראי למשימה ספציפית. ברגע שהמשימה הושלמה (או נדחתה), המערכת מיידעת את האחראים על המשימה הבאה ומספקת להם נתונים נדרשים לביצוע השלב שבאחריותם. בכמה מערכות לניהול מסמכים יש מודול מובנה של זרימת עבודה. המודול מאפשר למנהל התהליך ליצור כללים שמכתיבים את גלגולו של המסמך בתוך הארגון. דוגמה פשוטה היא סבב חתימות ואישורים, מסמך הדורש אישור של דרגים שונים היושבים במקומות שונים יעבור בין המשתמשים במערכת לפי ההיררכיה הנדרשת. מנגנוני זרימת עבודה מתקדמים מאפשרים ניתוב משימות דינאמי, אפשרויות חיתום אלקטרוני (ראו פירוט בנפרד) ויכולות בקרה ומעקב אחר ביצוע המשימות.

חתימה דיגיטאלית: בהקשר של ניהול מסמכים החתימה הדיגיטאלית היא למעשה כלי קריפטוגרפי המספק אפשרות להוכחת האותנטיות של המסמך. ניתן באמצעותה להבטיח שלמות המידע שבמסמך כך שכל עריכה לאחר החיתום תבטל את תקפות החתימה. ישנן מערכות לניהול מסמכים המאפשרות חיתום דיגיטאלי מובנה, חלקן אף מספקות כלים לחתימה דיגיטאלית גראפית, חתימה זו מאפשרת למשתמש לחתום על המסמך פיסית באמצעות פד חתימה ו/או עט אלקטרונית, תוך קליטת נתונים שונים כגון מועד החתימה ופרטי החותם. לאחר החתימה המסמך ינעל ויאובטח כנגד שינויים. בסיום התהליך ניתן להגדיר פעולות אוטומטיות עבור המסמך החתום כגון שליחה לארכיב, שליחה במייל, הדפסה ועוד.